Кадровые и бухгалтерские документы составляют огромную часть всей документации предприятия. И именно такие бумаги являются основным ядром архива организации. Ведь срок хранения бухгалтерских документов и кадровых дел составляет от трех до семидесяти пяти лет!
Архивное хранение документов сопряжено с большими трудностями. Все эти бумаги не просто занимают место в офисе, подчас бесценное, но и загрязняют воздух специфичной пылью, вредной для здоровья сотрудников. И если от бумаг, личных дел и отчетов с большими сроками содержания никуда не деться, то хранение бухгалтерских документов с истекшими сроками в большей степени бессмысленное занятие.
Чтобы оптимизировать архивное хранение документов, необходимо произвести следующие действия.
Опись архивных документов
Все документы, содержащиеся в архиве, просматриваются специальной комиссией и определяется их ценность и сроки хранения. Документация с истекшим хранением списывается к уничтожению, а бумаги для длительного срока, или те, у которых срок еще не кончился, оформляются в дела.
Организация архивного хранения
На предприятии создается архив, куда помещаются дела. К сожалению, это достаточно дорогостоящее мероприятие. Нужны специально подготовленное помещение с высокими требованиями к пожарной безопасности, специфическое оборудование и постоянный дополнительный сотрудник, следящий за архивом, архивариус. Менее затратный вариант – передать документы на архивное хранение в специализированную организацию, оказывающую такие услуги предприятиям.
Контроль за сроками хранения документов
Где бы ни находился архив организации, за сроками хранения документов наблюдают теперь специально обученные люди. Они же сообщают об истечении срока хранения документации. Регулярно созывается экспертная комиссия и бумаги списываются с последующим уничтожением.
Заманчивый выход, взять и просто уничтожить документы, которые, как вам кажется, уже потеряли свою актуальность – ошибочный. Дело в том, что только специалист знает, с какой даты отсчитывается срок хранения, и какой документ нельзя уничтожать ни в коем случае.
| < Предыдущая | Следующая > |
|---|
